¿PARA QUE SIRVE UNA GESTIÓN DOCUMENTAL?

El objetivo de una Gestión Documental es organizar todos los documentos de la empresa y clasificarlos para poder localizarlos rápidamente sin necesidad de saber exactamente en que carpeta están.

La Gestión documental va mucho más allá de un simple explorador de carpetas, el apartado donde vamos a encontrar una gran ventaja, es en el control de versiones de documentos. Cada vez que generamos una nueva revisión, el programa renombra la vieja y la oculta para que cada vez que consultamos ese documento, solo aparezca el último y no podamos equivocarnos a la hora de tratar la última versión válida del documento.

Desde nuestra Gestión documental se pueden realizar todas las operaciones necesarias tanto a nivel de carpeta como de fichero.

OPERACIONES DISPONIBLES:

En la parte Izquierda se ven las carpetas por las cuales se va a poder navegar y en la parte derecha los Archivos de la carpeta seleccionada.

Dentro de las carpetas, se pueden realizar las siguientes acciones:

  1. Crear subcarpeta: Crear una subcarpeta de la carpeta seleccionada.
  2. Modificar subcarpeta: Renombrar una carpeta
  3. Borrar subcarpeta: Borrar la carpeta seleccionada
  4. Mover ficheros: Mover los ficheros seleccionados anteriormente a la carpeta seleccionada.

Dentro de los ficheros, se pueden realizar las siguientes acciones:

  1. Borrar seleccionados: Borrar los ficheros seleccionados.
  2. Guardar seleccionados: Guarda los ficheros seleccionado para poder moverlos a otra carpeta.
  3. Cargar fichero: Añadir un fichero a la Gestión Documental.
  4. Cargar ficheros carpeta: Añadir los ficheros de una carpeta a la Gestión Documental.
  5. Nuevo documento: crear un documento nuevo a partir de una plantilla previamente definida.
  6. Duplicar Documento: Duplicar un documento nuevo a partir del fichero seleccionado.
  7. Crear versión documento: Crear una nueva revisión del documento.
  8. Renombrar documento: Renombrar un fichero.
  9. Escanear documento: Escanear un documento bien en JPG o PDF.

Por defecto al mostrar los ficheros de la carpeta, solo mostrará la última versión si es que tiene varias y los fichero que no se hallan ocultado manualmente.

A cada fichero, se le pueden configurar varias características:

Características Fichero

Dentro de las características del fichero se pueden realizar las siguientes acciones:

  1. Abrir fichero: Abre el Documento en cuestión.
  2. Crear PDF: Genera el PDF a partir del fichero en curso.
  3. Crear Plantilla: Asignar este fichero a una plantilla para poder crear nuevos documentos.

Un fichero se marca automáticamente como “obsoleto” cuando se crea una versión nueva.

Se puede marcar un fichero como “oculto” automáticamente al generar un PDF, simplemente para dejar el pdf como fichero válido y que el original no se vea para que no moleste al trabajar con esa carpeta, o manualmente si no queremos verlo siempre, solamente cuando activemos la búsqueda correspondiente.

Se podrán gestionar los permisos de acceso tanto a nivel de carpeta como de fichero. Se podrán configurar los siguientes permisos:

  1. Consulta, Alta, Modificación y Borrado de Carpetas.
  2. Consulta, Alta, Crear Versión, Modificación y Borrado de ficheros.

Permisos